Plataforma CRM alta produtividade e desempenho, especialmente desenvolvido para a indústria farmacêutica, (laboratórios e empresas ligadas à área da saúde), para registrar as visitas realizadas pelos propagandistas ou representantes e atender todas as funcionalidades específicas da área.
É uma "Biblioteca Eletrônica", destinada aos representantes de vendas e propagandistas, dedicada a organizar e concentrar todas as mídias como exemplo, folhetos, folders, catálogos, VAs (visual aid), imagens, áudios / vídeos, e auxiliar na apresentação e divulgação de produtos e eventos.
Também integra-se à solução e complementa o universo de informações, que faz parte do cotidiano dos propagandistas e representantes, e de forma amigável irá ajudar na atividade de registro e controle das despesas que faz parte do dia de quase todos em uma empresa.
O Ciclo contém um Calendário próprio onde todos os eventos e prazos são configurados livremente, estabelecendo as regras das diferentes etapas compreendidas no Registro, Acompanhamento, Controle e Reembolso das Despesas realizadas pelos representantes da empresa.
O Ciclo do Relatório de Despesas divide-se basicamente em 4 fases bem definidas onde diferentes usuários como Autores e Aprovadores exercem seus diferentes papéis. Sempre que for iniciada ou terminada uma nova fase, todos os usuários envolvidos serão notificados através de mensagens personalizadas.
Os Eventos determinam a dinâmica do sistema. Através dessa funcionalidade, que, sem dúvida é uma das mais importantes em nossa solução, é possível facilmente configurar e programar de maneira inteligente, simples e prática, como todo o sistema irá funcionar. Uma sério de Eventos (padrão)m já acompanha cada instalação, mas podem ser facilmente customizáveis, desabilitando ou incluindo novos Eventos personalizados.
Dentro desse período, do primeiro dia do ciclo estabelecido até a data limite do ciclo ou data máxima de tolerância, é permitido Registrar as Despesas do ciclo em referência. A medida que as Despesas vão sendo registradas, tornam-se disponíveis aos seus APROVADORES e/ou CONFERENTES, de acordo com a configuração estabelecida pela empresa, para sua análise
É possível notar que a fase se inicia alguns dias após o início da fase de Registro das Despesas, para que seja dado chance aos Representantes registrarem as despesas iniciais do ciclo. É durante essa fase que os Aprovadores e Conferentes fazem as verificações do que já tenha sido registrado nos Relatórios de Despesas, "Aprovando" as linhas que estiverem de acordo com as normas e diretrizes estabelecidas pela empresa, ou do contrário, "Rejeitando".
Durante esse período, os Gestores (Aprovadores) e Conferentes, continuam analisando as Despesas Registradas, Aprovando ou Rejeitando de acordo com os critérios estabelecidos pela empresa. As rejeições serão enviadas e notificadas por e-mail para seus Representantes responsáveis pelo RDE. Quando corrigidas, essas despesas são automaticamente reenviadas para seus Aprovadores e assim o ciclo permanece até que todos os RDE's estejam totalmente aprovados.
Nessa fase, a tesouraria ou a área financeira da empresa irá promover o registro dos pagamentos dos Relatórios de Despesas para reembolsar as despesas realizadas ou solicitar a devolução ou ressarcimento dos valores devidos pelos seus representantes. O sistema disponibiliza inclusive para impressão, relatório detalhado de despesas e adiantamentos, resumo de valores e quadro de aprovadores com assinatura virtual.
Todas as Aprovações e Rejeições passam por esse importante processo, que gera listas de trabalho individuais a cada Aprovador envolvido em cada etapa do Ciclo de Despesas, permitindo a total interação entre todos, envolvidos pelo processo. Todo processo de Workflow é baseado em estruturas organizacionais, hierarquias, alçadas, para garantir total flexibilidade, fluência das informações e organização, tão importantes para garantir o grande desempenho dessa funcionalidade.